De #1 Note taking app
Notion: Alles wat je moet weten om te starten
Een deep dive in de #1 Note taking app, waar menig productiviteit expert YouTube video’s over maakt. Maar maakt Notion de belofte waar? En hoe werkt Notion? Dat is wat ik met je ga delen. Want het duurde even voordat ik Notion snapte. Welkom bij mijn Notion Deepdive (en review).
Snel navigeren
Over Notion
Wat is Notion?
“Notion is een alles-in-één productiviteitstool die speciaal is ontworpen om de manier waarop bedrijven, ondernemers en professionals werken te transformeren. ”
Notion biedt een flexibele en aanpasbare digitale werkruimte waar je al je notities, taken, projecten en workflows kunt centraliseren. Wat Notion uniek maakt, is de mogelijkheid om complexe systemen te bouwen zonder technische kennis.
Docs
Creëer mooie documenten met uniforme opmaak, werk er met je team aan en vind ze eenvoudig terug.
Notion AI
Met Notion AI kun je vragen stellen aan je kennisbank, projecten en meeting notes. Dit brengt zoeken naar the next level.
Sites
Publiceer wiki’s en bouw zelfs een blog of website in Notion. Combineer het een content kalender en je hebt een strakke workflow.
Wiki’s
Met Notion bouw je eenvoudig wiki’s en kennisbanken. Voor zowel intern als extern gebruik. Met AI kun je vragen stellen aan je wiki.
Calendar
Een van de beste calendars die ik in tijden heb gebruikt. Notion Calendar integreer je met o.a. Google Calendar.
Templates
Met Notion templates heb je met een paar klikken een systeem staan. Check mijn Notion templates voor bedrijven en/ondernemers.
Projecten
Manage al je projecten en taken in Notion. Van sprintplanning tot Gantt Charts. Geen dure abonnementen meer voor ieder teamlid.
OKR’s & Goals
In Notion kun je eenvoudig alle OKR’s, doelen en KPI’s van de organisatie managen. Zie ook mijn Notion OKR template!
Forms
Maak eenvoudig interne en externe formulieren en laat de inzendingen direct binnenkomen in Notion.
Veelgestelde vragen van beginners
Later op deze pagina vind je meer veelgestelde vragen over Notion. Dit zijn de vragen die vaak worden gesteld door mensen voor wie Notion relatief nieuw is of mensen die Notion overwegen.
-
Ja, Notion biedt een gratis versie aan die voor de meeste individuele gebruikers voldoende functionaliteit biedt. De gratis versie, ook wel bekend als het "Personal" plan, bevat een breed scala aan functies zoals:
Onbeperkte pagina's en blokken: Je kunt zoveel content creëren als je wilt, zonder beperkingen op het aantal pagina's of notities.
Samenwerking met anderen: Je kunt andere gebruikers uitnodigen om samen te werken aan je pagina's, hoewel dit beperkt is tot een bepaalde hoeveelheid gasten in de gratis versie.
Basissjablonen: Toegang tot een reeks sjablonen om je op weg te helpen met het organiseren van informatie en taken.
Synchronisatie op al je apparaten: Notion werkt naadloos op desktop, mobiel en tablet, met automatische synchronisatie van je gegevens.
Naast de gratis versie heeft Notion ook betaalde abonnementen met extra functies, zoals het "Personal Pro" plan, dat meer geavanceerde samenwerkingsopties, onbeperkte bestandsgrootte voor uploads, en versiegeschiedenis biedt.
Deze betaalde versies zijn vooral handig voor intensievere gebruikers of teams die meer uit Notion willen halen.
Voor de meeste gebruikers is de gratis versie echter een uitstekend startpunt, en je kunt altijd upgraden als je merkt dat je behoefte hebt aan meer geavanceerde functies.
-
Notion kan in het begin een beetje overweldigend lijken vanwege de flexibiliteit en vele mogelijkheden, maar het is relatief eenvoudig te leren als je stapsgewijs begint.
Voor basisgebruik, zoals het maken van notities en lijsten, is het eenvoudig te begrijpen en te gebruiken.
Notion biedt veel templates en uitgebreide documentatie die je kunnen helpen om snel op gang te komen. (Check mijn Second Brain template voor een vliegensvlugge start)
Door te beginnen met simpele projecten en geleidelijk meer geavanceerde functies te verkennen, kun je de leercurve beheersbaar maken. Met een beetje oefening kun je Notion snel aan je eigen behoeften aanpassen.
-
Ja, Notion is over het algemeen veilig om te gebruiken voor gevoelige informatie, maar het is belangrijk om de beveiligingsfuncties en beperkingen te begrijpen. Notion versleutelt gegevens zowel tijdens de overdracht (TLS) als in rust (AES-256), wat betekent dat je data beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang. Daarnaast biedt Notion regelmatig back-ups en een betrouwbare infrastructuur.
Echter, Notion is geen end-to-end versleutelde dienst, wat betekent dat de gegevens technisch gezien toegankelijk zijn voor het Notion-team in specifieke situaties, zoals voor onderhoud of support. Voor zeer gevoelige of vertrouwelijke informatie kan het daarom verstandig zijn om extra maatregelen te overwegen of een tool te gebruiken die end-to-end encryptie biedt.
Voor de meeste gebruikers en toepassingen is Notion echter een veilige en betrouwbare keuze voor het opslaan en beheren van informatie.
-
Notion is een alles-in-één productiviteitstool waarmee je notities kunt maken, taken kunt beheren, databases kunt creëren, en projecten kunt organiseren, allemaal binnen één platform.
Het onderscheidt zich door zijn flexibiliteit, omdat je alles kunt aanpassen en structureren op een manier die bij jouw werkstijl past.
In tegenstelling tot tools die zich richten op één functie, zoals Google Docs voor tekstverwerking of Trello voor projectbeheer, combineert Notion meerdere functies in één omgeving, waardoor je minder hoeft te schakelen tussen verschillende apps.
-
Notion is een krachtig hulpmiddel voor teamsamenwerking, omdat het meerdere functies biedt binnen één platform. Teams kunnen gezamenlijk aan documenten werken, taken toewijzen, voortgang bijhouden, en informatie centraal opslaan. Met functies zoals gedeelde werkruimtes en de mogelijkheid om verschillende niveaus van toegangsrechten toe te wijzen, kunnen teamleden effectief samenwerken zonder dat ze constant tussen verschillende tools hoeven te schakelen.
Notion ondersteunt ook de integratie van verschillende soorten content, zoals tekst, tabellen, afbeeldingen, en video's, wat handig is voor het delen van diverse soorten informatie. Teamleden kunnen opmerkingen achterlaten, discussies voeren, en updates in realtime zien, wat de communicatie en transparantie bevordert. Hierdoor is Notion ideaal voor projecten die sterke samenwerking en informatie-uitwisseling vereisen.
“Eindelijk… een tool die voor mij werkt”
Waarom ik zo enthousiast ben over Notion
Ik heb letterlijk iedere note-taking app geprobeerd die er op de markt te vinden is. En zelden hield zo’n tool het langer dan een paar maanden vol. Want er was altijd wel wat. Of het zag er goed uit, of het werkte heel fijn, of het integreerde goed, enzovoort. Maar altijd scoorde zo’n app slechts op een paar punten goed. Tot ik met Notion ging werken.
En de reden daarvoor is dat het flexibel is. En het voldoet aan de randvoorwaarden (mooi, werkt fijn, solide bedrijf). Als iets me niet zint, pas ik mijn Notion-systeem aan. Ik hoef mijn eigen systeem niet aan te passen aan Notion, maar Notion dus aan mijn systeem. Zoals het hoort.
En.. en dat is het belangrijkste… ik kan alles in Notion bouwen, waardoor ik niet continu moet switchen tussen tools of hoef te zoeken in allemaal verschillende tools. Eindelijk heb ik het gevoel dat ik mijn zaakjes op orde heb. En dat komt door Notion. En heel specifiek… mijn Notion Second Brain Template.
Achtergrond
Over Notion
Notion is een alles-in-één productiviteitsplatform dat de manier waarop individuen en teams werken, organiseren en communiceren heeft getransformeerd. Of je nu een freelancer bent die zijn projecten beheert of een groot team dat samenwerking zoekt, Notion biedt een flexibele en aanpasbare omgeving om informatie vast te leggen, kennis te delen, en workflows te optimaliseren.
Maar hoe is dit innovatieve platform ontstaan? Wat is de filosofie erachter, en wat drijft de visie van het bedrijf?
Ontstaan van Notion
Notion werd in 2013 opgericht door Ivan Zhao en Simon Last. Het idee achter Notion kwam voort uit Zhao’s frustratie met de bestaande productiviteits- en notitie-apps.
Hij zag een kans om een tool te ontwikkelen die meer zou zijn dan alleen een notitieblok of projectbeheer-app. Zhao wilde een platform creëren dat zowel krachtig als gebruiksvriendelijk was, en dat gebruikers in staat zou stellen om het volledig aan te passen aan hun eigen behoeften.
Het team achter Notion begon met een klein product in San Francisco. De eerste versies van de app waren niet meteen succesvol, en Zhao overwoog zelfs om de handdoek in de ring te gooien. Maar door feedback van gebruikers en vastberadenheid om het concept te perfectioneren, wist Notion zich te ontwikkelen tot het robuuste en veelzijdige platform dat het vandaag is.
Filosofie van Notion
De filosofie van Notion is gebaseerd op de overtuiging dat software gebruikers in staat moet stellen om controle te hebben over hun digitale werkruimte. In plaats van vast te zitten in vooraf gedefinieerde structuren, biedt Notion een leeg canvas dat gebruikers kunnen vormen en aanpassen naar hun unieke werkstijl. Dit idee van 'software that thinks like you do' is een kernwaarde van Notion, waardoor creativiteit en productiviteit op een intuïtieve manier samenkomen.
Notion gelooft in de kracht van minimalisme. Het product is ontworpen om complexiteit te verminderen en om zowel simpliciteit als functionaliteit te bieden. Dit is terug te zien in het strakke ontwerp en de intuïtieve interface, die gebruikers niet overweldigt maar juist ondersteunt in hun werk.
Visie van Notion
De visie van Notion gaat verder dan alleen het aanbieden van een productiviteitsapp. Notion streeft ernaar om de manier waarop mensen werken fundamenteel te veranderen door hen te voorzien van tools die hen echt helpen om hun potentieel te maximaliseren. Het bedrijf ziet een toekomst waarin software niet beperkend is, maar juist een katalysator voor innovatie en efficiëntie.
Ivan Zhao en zijn team willen met Notion een ecosysteem bouwen waar creativiteit, samenwerking en kennisdeling centraal staan. Dit doet Notion door een platform te bieden dat naadloos integreert met de dagelijkse werkwijzen van gebruikers, en dat hen in staat stelt om nieuwe manieren van werken te ontdekken.
De Founder: Ivan Zhao
Ivan Zhao is de visionaire kracht achter Notion. Met een achtergrond in design en productontwikkeling heeft hij altijd een diepe interesse gehad in hoe mensen werken en communiceren. Zhao's benadering van softwareontwikkeling is sterk beïnvloed door zijn liefde voor kunst en architectuur, wat duidelijk zichtbaar is in de esthetiek en gebruiksvriendelijkheid van Notion. Zijn doel was niet alleen om een product te maken dat praktisch is, maar ook om een tool te creëren die mooi en inspirerend is in gebruik.
Notion Gebruiken
De Basis
Hoe Notion werkt
Databases (don’t freak out)
Het klinkt technisch, maar zie een Notion Database maar als een Excel-bestand. Want het werkt hetzelfde. Je hebt rijen en kolommen. En je kunt verschillende soorten data-types kiezen als kolom, zoals een getal, tags, datum, checkbox, etc.
Informatie linken
Je kunt eenvoudig door ‘@’ te klikken, data aan elkaar linken vanuit je notities, maar ook met behulp van ‘proporties’. En gelinkte data wordt dan in beide documenten getoond. Hierdoor worden relaties tussen informatie zichtbaar.
Chatten met informatie
Met Notion AI kun je chatten met al je informatie. Niet alleen helpt dat je om snel informatie te vinden, zelfs als je de zoekterm niet weet, maar Notion AI begrijpt ook de context er omheen. Dus kun je ook een holistisch antwoord geven.
Views & filters
Met views en filters kun je eenvoudig data filteren in je databases en opslaan als view, zodat je later eenvoudig de gefilterde data kunt terugvinden. Bijvoorbeeld als je alleen zakelijke contacten wilt zien in je CRM.
Notion In Actie
Demonstratie van Notion
Hiernaast kun je (🔇 zonder geluid) zien hoe ik in een paar minuten micro CRM bouw. Mijn CRM template is uitgebreider en wellicht is dit te minimalistisch, maar het geeft een heel goed beeld van hoe snel je met Notion een applicatie bouwt.
Een snelle Notion demonstratie
Notion Use cases
De Use Cases & templates
Wat kun je met Notion?
Notion wordt geroemd om z’n veelzijdigheid, maar wat kun je dan allemaal precies met Notion? Wat zijn de use cases voor bedrijven en ondernemers? Hieronder som ik de meest voorkomende use cases op.
Second Brain
Een Second Brain is feitelijk een groot archief van alle informatie die je wilt bewaren, maar ook zaken als taken, een journal, etc. Het is een van de meest veelzijdige dingen die je met Notion kunt doen.
Notion OKR management
Ook kun je Notion heel goed gebruiken voor het managen van OKR’s. Met de verschillende views en formules, kun je dashboards en rapportages maken die aansluiten op jouw business.
CRM
Notion leent zich uitsteken voor het inrichten van een CRM. Zowel een zakelijk CRM als een persoonlijk CRM. En je kunt alles met elkaar verbinden. Van meeting notes tot projecten en urenregistratie.
Business Operating system
Er zijn bedrijven die hun complete backoffice hebben draaien op Notion. Sterker nog… al mijn bedrijven draaien op basis van Notion. Van kennisbank tot OKR’s, projecten, taken, etc.
Investor CRM & Captable
Ik gebruik Notion zelfs als investor CRM en voor Captable management. Alle transacties zet in Notion met bijhorende documenten. Zo heb ik met Springcast ook alle investor data in Notion.
