Notion forms; Native formulieren binnen Notion
Zoals ik al schreef in mijn artikel over de komst van Notion, werd ook direct een preview van Notion Forms gedeeld. In dit artikel neem ik Notion Forms al onder de loep. Zodra deze functie wordt gelanceerd, volgen uiteraard de tutorials. Maar we hebben al wat om over te schrijven ;)
In de Notion Update 2.44 kondigde Notion de komst van Forms aan. Deze aankondiging werd gecombineerd met de aankondiging van Notion Charts. En dat is niet geheel toevallig!
Want als je formulieren aanbiedt, moet je de mogelijkheid hebben om de inzendingen te analyseren. En daar heb je, vandaag de dag, grafieken voor nodig.
In dit artikel gaan we het hebben over Notion Forms. Ik neem je mee in hoe je Notion Forms gebruikt en de verschillende uses cases voor het gebruik van Notion forms.
Waarom Notion Forms een belangrijke move is voor Notion
Notion claimt de ‘All-In-One’ Workspace te zijn voor ondernemers, bedrijven en creatieven. En tot nu toe deed het goed mee als het ging om het opslaan en organiseren van data. Maar het was allemaal wel heel tekstueel en met de komst van Notion Charts, hebben ze het visualiseren van data toegevoegd. (Lees hier wat je met Notion Charts kunt doen).
Maar dan is was er nog een grote wens binnen de Notion community… formulieren. Want als je data wilde ophalen buiten je workspace (bijv. bij klanten, etc), dan moest je aan de slag met Zapier en andere integraties. Je kreeg het allemaal wel aan de praat, maar helemaal lekker werkte (en voelde) het niet.
En daar komt Notion Forms om de hoek kijken!
Nu kun je eenvoudig data rechtstreeks in je Notion laten schieten.
Zodra Notion forms beschikbaar is, volgt hier een Notion forms tutorial en een uitgebreid artikel over wat je ermee kunt en hoe het werkt.
Wat je kunt doen met Notion Forms
De mogelijkheden zijn eindeloos, maar ik zal proberen om 5 use cases met je te delen die je een beeld geven van de mogelijkheden en hopelijk ook inspireren tot uses cases die voor jou specifiek zijn.
Leadgeneratie en CRM
Maak een formulier voor leadgeneratie dat direct is gekoppeld aan een Notion-database of je Notion CRM. Ingevulde leads kunnen automatisch worden opgeslagen en verrijkt met aanvullende informatie zoals follow-up status, prioriteit, en klantwaarde.
Projectaanvragen
Gebruik een formulier om projectaanvragen of samenwerkingsverzoeken van klanten of partners te verzamelen. Deze aanvragen komen direct in je projectmanagement-database terecht.
Intake formulieren
Je kunt een Notion Form gebruiken als intake formulier voor, bijvoorbeeld, coaching klanten. Voor mijn Business coaching betaalde ik altijd tientjes per maand voor een simpele formulieren tool. Nu gebruik ik daar gewoon Notion voor.
Onboarding van nieuwe teamleden of klanten
Gebruik formulieren om informatie te verzamelen van nieuwe teamleden of klanten. Denk hierbij aan hun contactinformatie, verwachtingen, of benodigde documentatie.
Werving en sollicitatieprocessen
Gebruik Notion-formulieren om sollicitaties van kandidaten te verzamelen. Gegevens zoals cv's, motivatiebrieven en relevante vaardigheden kunnen in een centrale wervingsdatabase worden opgeslagen.
Notion Forms tutorial
Een formulier aan Notion toevoegen
Een Notion Form kun je eenvoudig toevoegen aan een pagina door ‘/’ in te toetsen, gevolgd door ‘Form’/. Je ziet dan de optie ‘Form’ tevoorschijn komen, zoals je hieronder kunt zien.
Notion doet dan twee dingen, 1) het creeert een formulier en 2) het creeert een database voor de inzendingen.
Nu kun je het formulier gaan opbouwen, waarbij je de optie hebt om verschillende veld-soorten toe te voegen, zoals je hieronder kunt zien. Je kunt op dit moment de volgende type velden toevoegen:
Tekst
Select
Multi-select
Date
Person
Files & Media (upload)
Number
Checkbox
Elk veld dat je aanmaakt, wordt ook direct aangemaakt als een ‘property’. Dat doet Notion allemaal voor je, dus jij hoeft je alleen maar druk te maken over de inhoud van het formulier.
Velden toevoegen aan je Notion form
Alle inzenden komen nu terecht in de ‘Responses’ database van het formulier, dat alleen voor jou of geselecteerde users zichtbaar is.
Notion Forms settings & sharing
Een van de eerste settings die je moet instellen na het aanmaken van je formulier, is wier toegang mag hebben tot het formulier en wie het mogen invullen.
Als je een formulier wilt delen of op een Notion pagina wilt toevoegen, dan klik je op de blauwe ‘Share form’ knop en vervolgens op het ‘Copy’ icoontje om de link te kopieren. Deze kun je vervolgens, bijv, per mail versturen of dus aan een Notion Pagina toevoegen, zoals je hieronder ziet.
Een Notion Form embedden in een andere Notion pagina
Je kunt een Notion Form op verschillende manieren terug laten komen binnen je Notion omgeving. Je kunt uiteraard ergens de link opnemen als een tekst-link, maar je kunt ook het hele formulier embedded of een knop toevoegen die linkt naar het formulier.
Een Notion Form gebruiken binnen Notion
Hoe gebruik jij Notion Forms?
Heb jij al interessante use cases gevonden voor Notion Forms? Laat het in de comments weten.
