In de 5 jaar dat ik een internetbureau heb gehad, heb ik heel wat bedrijven en webshops ten onder zien gaan aan deze fout. Het is voor het MKB een ware sluipmoordenaar en helemaal als een bedrijf zich nog in de kritische groeifase van microbedrijf naar kleinbedrijf bevindt. Ik heb het over een ‘Single Point of Failure’, ook wel SPOF genoemd.
De term wordt veel gebruikt in de werelden van IT en Supply Chain Management, maar je kunt het principe overal op toepassen. Feitelijk betekent het niets anders dan ‘een afhankelijkheid van één schakel die het hele systeem kan laten falen’.
Voorbeelden van SPOF’s
Een voorbeeld dat ik vaak gebruik om mijn klanten duidelijk te maken hoe desastreus een SPOF kan zijn, is het verhaal van een bloemen-shop.
Ik weet nog goed hoe hij me vertelde dat zijn omzet was gegroeid van € 100.000 per jaar naar €200.000 per maand… ja, per maand!! Natuurlijk vroeg ik hem hoe hij dat gedaan had en hij vertelde me hoe hij nu zijn producten verkocht via Amazon. Tactisch gezien een briljante stap, maar strategisch gezien gingen was er een enorme Single Point of Failure ontstaan.
Toen ik wat verder naar de cijfers keek, zag ik dat tussen die agressief stijgende lijn een terugval naar de oorspronkelijke omzet die ongeveer 3 maanden duurde. Natuurlijk vroeg ik hem wat daar gebeurd was en daar werd de kwetsbaarheid pijn duidelijk.
Amazon hanteert namelijk zeer strenge regels als het gaat om leverbetrouwbaarheid. Ik meen iets van 98% (kan inmiddels anders zijn) en omdat Amazon wereldwijd klanten heeft waaraan je moet uitleveren vraagt dat nogal wat van je logistiek. De enorme dip in omzet was veroorzaakt door een grote internationale zending van bloemen die gestrand was. Hierdoor haalde de ondernemer zijn target niet en werd hij uitgesloten als leverancier van Amazon… oh en het was ‘onherroepelijk’.
Het heeft de ondernemer letterlijk honderden telefoontjes gekost om weer toegelaten te worden, omdat het geen mensen zijn die jouw bedrijf beoordelen, maar computers. En binnen Amazon zijn er maar weinig mensen die voldoende rechten hebben om beleidsmatige algoritmes te negeren of te omzeilen.
Uiteindelijk is het de ondernemer gelukt om weer terug te komen als 3th party leverancier, maar wel met een enorme schadepost. Want je kunt je voorstellen dat als je omzet groeit van €10.000 per maand naar €200.000 per maand, dat er van alles met je business meeschaalt, waaronder je kosten! Denk aan een groter distributiecentrum, meer personeel, transport, ICT, enzovoorts.
Wat zijn jouw Single Points of Failures?
Het verhaal van deze ondernemer heeft mij destijds ook aan het denken gezet over mijn eigen organisatie. Wat waren mijn SPOF’s? In mijn geval waren het vooral een aantal belangrijke personele posities binnen het bedrijf die erg kwetsbaar waren omdat er maar een medewerker beschikbaar was die bepaalde werkzaamheden kon uitvoeren. Maar denk bijvoorbeeld ook aan data. Een briljante programmeur die zijn programmatuur ‘lokaal’ opslaat op z’n laptop, waarvan de laptop wordt gestolen. Of een zelfstandig boekhouder die alleen werkt en ineens overlijdt. I know… het is allemaal niet leuk om over na te denken, maar wat zou het met je business doen?
Single Point of Failures voorkomen
Kun je ze altijd voorkomen? Het antwoord daarop is ‘nee’. Als klein bedrijf kun je meestal niet direct twee projectmanagers inhuren. Maar je moet je wel bewust zijn van het risico en zelfs een plan uitwerken voor als het misgaat. Zorg, in het geval van de projectmanager, dat je toegang hebt tot alle planning en alle communicatie georganiseerd toegankelijk is. Werk volledig in de Cloud en zorg dat iedereen met ijzeren discipline het proces volgt dat ervoor zorgt dat jouw business kan doordraaien als een SPOF daadwerkelijk faalt. Zorg daarnaast dat iedereen zich bewust is van de kwetsbaarheid, waardoor ze ook beter snappen waarom het zo belangrijk is.
Veelvoorkomende SPOF’s
- Een dominant marketingkanaal
- Hosting zonder failover en backup systeem
- Lokaal geïnstalleerde software zonder geautomatiseerde back-up
- Medewerkers die een belangrijk proces beheren en geen kennis delen
- Data/informatie die slechts voor een persoon toegankelijk is
- Eén leider binnen het bedrijf (en grote afhankelijkheid)
- Een koppeling tussen verschillende softwarepakketten
- Backbone software, zoals een ERP of boekhoudpakket
- Eén enkele medewerker (in het bedrijf of op een afdeling)
- Eén logistieke partner
- Eén extreem grote klant (meer dan 30% van je omzet)
- Eén omzetkanaal
- Eén product of dienst
Wat zijn de SPOF’s binnen jouw bedrijf en hoe ga je deze risico’s afvangen?
