Remote working; een experiment met ups en downs

Mijn vrouw en ik hebben een paar jaar lang gedroomd van een leven in Zweden. Weg van alle drukte en midden in de natuur. Inmiddels kijken we daar iets anders naar, maar in die tijd ontstond voor het eerst de behoefte om niet meer vast te zitten aan één locatie. Het idee van remote working begon door mijn hoofd te spelen.

In die tijd was ik nog business coach. En zo'n 70% van mijn sessies deed ik fysiek op locatie. Ik heb toen veel met het idee gespeeld om ook mijn coaching volledig remote te doen, maar durfde uiteindelijk nooit die keuze te maken. In die tijd waren virtuele meetings nog niet zo normaal als dat ze nu zijn.

Maar Springcast leende zich er perfect voor. Dus toen ik in 2020 met Springcast startte wist ik zeker dat we remote-first zouden zijn. Het idee was om een kantoor te hebben voor meet-ups, maar niemand te verplichten om er te werken.

Remote working

Toen de lockdowns kwamen, hadden we geen keuze meer. We moesten remote gaan werken. En hierdoor werden we toch gedwongen om nog scherper te kijken naar onze werkomgeving. Want hoewel we remote-first waren, speelde het kantoor toch nog een belangrijke rol in hoe we samenwerkten.

Desondanks besloten we om volledig remote te gaan. Verschillende onderzoeken wezen uit dat het beter was om te kiezen. Of je werkt remote óf je werkt op kantoor. Het grote nadeel van hybride werken zat in dat de remote collega's minder aansluiting vonden en soms zelfs minder carrièrekansen kregen.

Dus... een experiment. We gingen remote werken en zouden gaan ontdekken of het voor ons zou werken. Problemen en uitdagingen zouden we proberen op te lossen en regelmatig zouden we evalueren of remote werken bij ons paste.

De (eerste) uitdagingen

Zoals met ieder experiment liepen we direct tegen wat (kleine) uitdagingen aan. Remote working was voor ons allemaal een relatief nieuw concept, dus ondanks alles wat er al over was (en is) geschreven, moesten we vooral op zelfonderzoek uit om te verkennen waar mogelijk frictie zat.

En remote work is niet voor iedereen. We hebben ook collega's gehad die er doodongelukkig van werden. En ik denk dat ik kan zeggen dat we allemaal wel momenten hebben gehad waarop we remote working niet meer zagen zitten.

1. Niet iedereen had een fijne werkplek thuis en dat maakte het soms lastig om gefocust te werken. Sommigen werkten aan de keukentafel, andere vanuit een provisorisch omgebouwde slaapkamer.

2. De meeste teamleden hadden kinderen. Wat al een uitdaging op zichzelf kan zijn, maar als pappa of mamma ineens de hele dag thuis is... zouden ze bijna denken dat pappa of mamma ook de hele beschikbaar is ;)

3. Ook misten veel mensen de 'chit chat' met collega's. Ik ben meestal niet zo van de small talk... niet omdat ik het niet leuk vind, maar omdat ik er niet goed in ben... en zelfs ik begon het te missen. Want, zo bleek, een meeting plannen om gewoon te kletsen plan je minder snel. Iemand videobellen doe je ook minder snel dan even aanschieten bij de koffiemachine.

4. De heftigste uitdaging was toen het allemaal technisch misging. Alles lag plat door een DDos-aanval en ons toenmalige development-team besloot om zich te focussen op het fixen van het probleem en prioriteerde dat boven communicatie. Ze waren uren lang niet meer bereikbaar.

Maar we vonden oplossingen

1. Inmiddels hebben de meeste teamleden een goede werkplek ingericht en merken we allemaal dat je thuis echt meters kunt maken als je wat werk gedaan moet krijgen.

2. Qua kinderen die storen hebben we alles zien normaliseren. Uiteindelijk was het gewoon even wennen en kon iedereen een groot deel van de dag productief werken. Deze uitdaging heeft zichzelf opgelost, al is hier nog wel één uitdaging die we remote moeilijk opgelost krijgen (hier zo meer over).

3. Voor de small talk bedachten we virtuele morning coffee meetings en na de lockdowns zijn collega's af en toe bij elkaar thuis aan de koffietafel gaan werken. Niet zo productief als thuis taken stampen, maar wel goed voor de verbinding.

4. Voor heftige 'crisis' momenten besloten we een soort noodcommunicatie kanaal op te zetten in Slack, waar we met video aan, samen werkten aan het managen van de crisis. Dit bleek goed en snel te werken. Want je had nu niet alleen informatie over de stand van zaken, maar ook hoe iedereen erbij zat (qua mindset en stresslevels).

Een jaar later; toch hybride

Niet om eigenwijs te doen, hoor... maar ondanks alle (vroege) onderzoeken, hebben we inmiddels besloten toch weer te switchen naar een hybride model. Want er zijn een paar dingen en situaties, waar op kantoor werken gewoon significant beter is.

Dit zijn een aantal van die situaties en activiteiten:

• Als het thuis even chaos is (kids ziek, verbouwing, etc)

• Als je een slechte dag hebt (positieve energie van andere kans soms helpen)

• Brainstormen over complexe vraagstukken (al lukt dat ook digitaal)

• Nieuwe collega's inwerken en onboarden

• Een grote gebeurtenis die veel coördinatie vereist (grote product release, etc)

En om die reden zijn we ons langzaam weer aan het oriënteren op een kantoor voor dat soort momenten. Een plek waar we kunnen samenkomen en een plek waar je kunt werken als je even het huis wil ontvluchten.

Het opvallende is dat bijna iedereen in het team hier zo over denkt. Alleen het development en DevOps team geven de voorkeur aan remote werken. Voor een groot deel van dat team is het ook de enige opties, aangezien deze vanuit Polen werken.

Kantoor, hybride werken, maar dan anders...

Old fashion hybrid work... dat is de primaire inspiratiebron waar ik nu naar kijk als fundament. En dat wil ik dan proberen te laten aansluiten op onze eigen situatie.

Als je kijkt naar hoe bijvoorbeeld een Microsoft is ingericht, dan is er niet één kantoor. Of één werkplek. Er zijn er velen en verdeeld over de hele wereld. En zo zijn er natuurlijk talloze organisaties met vestigingen door het hele land of zelfs wereldwijd.

Een paar ideeën

We zijn dit nog aan het uitdenken, maar ik heb een paar principes, uitgangspunten en ideeën over hoe we dit willen inrichten... om te beginnen dan. Want ook dit is weer een experiment waar we van moeten leren.

Dit zijn wat principes om mee te beginnen:

1. Local remote; we willen beginnen met teamleden die wonen in Nederland

2. We creëren meerdere kleine werkplekken in het land

3. Eens per twee weken/maand iedereen op het 'hoofdkantoor'

4. Je werkt thuis als het kan (en goed gaat) en op kantoor als je dat wilt, nodig hebt of als het niet goed loopt. Dat laatste voor snellere en directere feedback, waardoor je sneller kunt bijsturen.

Apps & tools

Door het remote working hebben we ook gemerkt dat we andere tools nodig hadden of ze anders moesten inzetten. Dit zijn de tools die uitermate handig bleken te werken voor remote companies en die we dus tot op de dag van vandaag gebruiken:

• Notion

• Slack

• Google Workspace

• Pitch

• Figma

Een paar laatste gedachten over remote working

Ik denk dat het belangrijkste inzicht is dat remote working een persoonlijke voorkeur is. Persoonlijk voor het individu, maar ook persoonlijk voor een organisatie. Ik denk dat je als organisatie moet experimenteren om erachter te komen wat het beste werkt. En als je op dit moment happy bent met hoe dingen lopen, dan moet je waarschijnlijk niets aanpassen.

Want remote werken, op kantoor werken of hybride werken.. ze hebben allemaal net zoveel voordelen als nadelen. Dus probeer vooral te ontdekken wat bij jou past en als je wel op zoek bent naar verandering, benader het als een experiment en leer van wat je tegenkomt tijdens het experiment.

Hoe is jouw ervaring met remote working? En hoe kijk je naar die manier van werken?